中小企业如何选择外贸ERP

现在市场上的外贸业务管理软件形形色色，广告满天飞，价格上也是千差万别，面对这样复杂情况中小企业如何选择呢？外贸企业无论如何都要用软件来管理企业，这样的好处有很多，最主要的一点就是规范业务流程，避免每个员工一种工作风格，别等老员工离开时才发现工作交接困难，新员工上手难度大，适合自己企业软件一定是能规范流程和提高效率的。

下面我就教大家如何去选择外贸业务管理软件.

我先说一下外贸企业一般常用的企业软件有这么几个：1、客户关系管理系统（CRM）2、邮件管理系统 3、企业ERP（含业务管理、单证管理）。前两者是挖掘新客户、记录往来邮件，通用性比较大，价格范围相对较小，而后者主要是企业办公流程的管理，提高员工办公效率。价格波动很大，从几千到十几万的都有。 

我2012年从事外贸ERP开发，服务过各种行业的的外贸公司。其中包括 五金行业 、化工行业 、服装行业 、农产品、汽车零配件、生活用品等。每个行业都不同，同一个行业也会有很大的差别。

您在选择外贸业务ERP的时候，你是否纠结过以下问题：

1）市场外贸软件繁多，好评不一，功能都差不多，为什么价格相差很大，这个主要是ERP通用性非常少，功能都差不多，但软件细节都要二次开发调整的，主要还是细节决定开发工作量。

2）后续乱收费现象严重，很多软件销售人员只管签单，说大话，前期调研不清楚导致的。软件合同是很难把所有的细节描述清楚，但往往ERP调整都是在细节上面，怎样保证软件后期调整到位呢？这里我教你一个方法，商量出一个对自己合适的付款方式，如果是“70%预收款，软件正式使用1个月就收尾款”，这样的付款方式你要特别小心：1、正式的外贸业务一单走下来可能要3个月，你连一个完全的流程都没有走完，你怎样判断软件好坏，前期测试很难体现细节；2、外贸软件大部分都是一单买卖，后期的服务费基本上没有什么利润，所以过多过早的付款对你的保障会大打折扣。

3）如果你是选择外贸ERP ，业务员在介绍时提到SAAS（软件即服务）或“按功能选择收费”，你可以直接换下一家了，别在这家浪费时间，外贸ERP是一套完整的业务管理流程，环环相扣，怎么可能拆分来销售呢！

隔行如行山，在您对软件行业不了解的情况下，怎样来辨别和区分呢：

1、沟通，辨别对方外贸行业的专业，

2、付款方式，尽量选择一个对自己有利的付款方式（外贸软件开发周期很长，细节很多，有时可能需要长达一年的细节修改，正式使用可能就1-2个月，只有正式使用后细节会慢慢提出来的）

3、最好是直接和对方的程序员勾通（后期实施还是要程序员来完成的），大部分软件销售人员只管签单。

在工作的过程中，很多客户总问我，“你们的软件具有哪些优势？”，我个人认为外贸ERP没有多少技术含量，更重要的是符合本企业需求！企业业务管理软件不同于其它互联网软件，只要企业开发好软件，功能迭代，千万用户都可以使用，例如：360管家，office等软件，在国内，企业ERP没有标准版，比如钉钉，除了聊天，考勤功能用的还可以，其它的功能应该没有多少企业在用，就算是考勤，也不能完全和企业制度结合，只是当一个考勤工具，后续还要手工来分析考勤数据。

下面我就给大家说说，您应该从哪几点去清楚自己软件需求的定位？

1、清楚企业的需求

了解公司需要哪些功能？您才更好的找到理想的软件，不要过多考虑将来需求、功能较多的软件，外贸管理软件都有一套严密的管理流程，每个功能都不是独立，功能之间都有密不可分的联系，功能多势必会增加软件的复杂程度。如果外贸业务管理软件是按功能收费的，基本上是骗人的，当然有些软件是可以的，例如：OA；

2、明确预算

明确预算那你一定要了解软件公司主要费用，要不被过低或者过高价格骗。  

1）百度的广告费（很烧钱的，像“外贸软件”关键词点击一下大概6-12元，如果不做广告，压根没有生意做；所以不要盲目相信软件排名，基本上都是假的）；

2）ERP二次开发细节调整（这就是市场上的价格波动大的原因，软件便宜的基本上不会有大的调整，很多企业线上线下都弄，业务管理不到位主要是细节没有开发好）

3）软件安装、模版制作、上门培训费用

3、哪些企业需要外贸ERP二次开发

1）对软件要求比较高，例如，企业以前就用过外贸ERP，感觉不好用，想换一套新的ERP，这说明你很有主见，对软件要求不会很低，市场标准版功能大体上都差不多（标准版用途和范围都非常小，后续我会用单独的文件来写外贸ERP为什么不能使用标准版）。

2）现在企业业务在传统的外贸业务做了很大的延升，例如：工贸（有自己的加工厂），无订单囤货，离岸贸易，BOM采购加工，委托代理公司出口等模式，标准版已经不完全兼容。

3）产品比较复杂，例如：箱包，衣服等采购原材料找工厂生产等模式，

大方向主要有这些，其实还有很多细节也需根据企业的实际情况调整ERP，例如：合理避税，样品等采购费用如何冲帐开票，产品计量单位和计价单位转换，像这种细节完全列不清楚的，每个企业都不一样，90%企业多多少少都要二次开发调整，ERP细节整理不到位，操作就会不顺手。

5、软件试用重不重要

如果你选择的是标准版，你可以试用一下，最主要的还是要和ERP销售人员多多勾通，提出你的问题和想法，让他给你介绍软件，然后在试用，一款新软件你不可能马上就能上手，新鲜事务都有一个麽和期，不要盲目的评价它的好坏，如果你选择的是ERP二次开发模式，试用完全没有必要，

6、数据的安全性

这个可能是每个老板看的最重要的，但您不要从软件的本身去考虑，更多的要从开发商的经营本质去考虑，第7点我将说说开发商的经营本质。可能有些软件销售人员会和你说，数据是存放在你们企业内部服务器（电脑）上，就意味着数据很安全，从技术上的角度去分析这个观点，这个观点完全是错误的，只要你的电脑联网，使用软件，软件公司就有这个技术去获取的，只是软件公司有没有必要去开发这样的功能，你选择合作，就要选择100%相信对方，不然就不要合作。(为什么部队可以用WINDOW系统，而不用胆心军事机密被老美获取呢，主要是部队内部搭建了一个完全封闭的网络，任何技术无法离开硬件隔空去获取信息)

7、开发商的经营本质和主要经营对象

现在外贸软件公司种类繁多，企业经营方向都不一样，例如：客户关系管理（CRM）、业务邮件管理（与CRM功能差不多）、挖掘新客户方面的软件、外贸业务管理、单证管理，您清楚的知道自己想要哪种软件吗？

大部分开发商以“客户关系管理（CRM）、业务邮件管理（与CRM功能差不多）、挖掘新客户方面的软件”为主，因为它比较标准，可以量化，规模做大，本成压缩，大部分定位在万元以下。

如果你选择 以“挖掘新客户方面的软件”为主的开发商购买外贸业务ERP，请慎重考虑：（1）一般他们业务软件开发的不是很好，（2）业务数据安全性较差，（这个关点不能代表全部，只是提醒您慎重一些）。

每个企业对市场有都一个明确的定位，把外贸软件市场比作一条鱼，任何一家企业都不能从鱼头吃到鱼尾巴，

8、不要盲目相信百度排行

大家都知道，百度排行并没有优次之分，只是谁出的价格高谁排在前面，大量的销售通用型软件是可以分摊掉百度推广费用，但外贸软件基本上没有标准化可言。写到这里，突然想到了当年“脑白金”、“黄金搭档”产品，那广告做的绝对就是牛，无论是广告还是包装都是一流，实际情况大家都知道。过份的包装只会降低产品的质量，所以说，网站就是一张名片，其它什么都不能代表。

9、是找本地的还是找外地的软件开发商

这个完全没有必要，我有一家宁波的客户，他们楼上就是一家外贸软件公司，我们是2019年5月份开发的，2个月后正式使用，到现在他陆续的加了很多小功能，但是我们都是通过电话、QQ远程桌面沟通。用的还不错。

最主要的是企业负责人、员工和程序员相互的配合，企业领导始终坚持软件前期的磨合和观念的碰撞是为了更好的使用软件。您只要关注程序员的态度和他的开发能力，软件前期碰到了问题是很正常的，正式使用之前把这些问题都解决不都是OK了。

老板的决心和对软件的理解很重要，实施过程中工作是很繁琐，一方面要照顾员工手上的工作，还是让员工每天腾点时间测试软件。毕竟程序员上门实施费用很高，程序员上门实施全公司一定要做好工作配合，有些老板会让新员工来完成测试工作，这是非常错的观点，新员工什么都不懂怎么能胜任这项工作呢。

10、风险把控

企业推进ERP风险是很大的，很容易失败，我有一个客户，他们是做文具类的产品，对产品管理要求非常高，同一个产品有非常多的风格，客户型号等等，购买我的之前他们陆续买了4套软件，最后一套好像是浙江的，花了4万，没有用一年就换了。为什么风险这么大，企业还要弄软件管理呢，因为软件成功后会给你带来很大的方便，节约人力成本，防止离职人员丢单，报表清晰，权限把握得当等等优点。现在经济环境竞争严峻，信息化管理必不可少。

如何去避免风险是我们最关重要的？中小企业不一定选择了大企业的软件您的风险就小了。

（1）老板决心不够，企业和程序员配合不协调。

（1）尽可能的去选择以业务管理软件为业务重心的开发商去开发。

（2）从预付款比率去下手，市场上现在大部分是7：3 付款模式；如果项目失败，软件公司的风险比你小的多，到时候处理问题来你就没有办法主导了。

（3）千万别找软件加盟机构，他们没有技术，没有软件源码使用权，完全是以销售获取利润。如果后面遇到问题会甩锅的现象很明现。（这个是很难区分的，谁也不会承认是加盟皮包公司）

11、后期服务

这些不用说，后期服务跟不上，一切都是白谈。

12、沟通，这点对双方都很重要的

有很多客户加我微信，咨询一些关于软件上的问题，他们只和你简单的打打字，最多的问题是：“软件价格多少？，能不能给我一个试用帐号？”，如果软件重心停留在“价格”和“试用”方面很难找到合适的软件。（类似这种现象：你不会开车，给你一辆好车，你也不会开，更不要说去评价好坏了）沟通很重要，是要从企业软件需求去沟通。同时你也听听对方的知识的专业性，外贸流程都差不多，更多的要去细节上去考虑。比如说离岸贸易，BOM加工采购，财务管理细节，客户索赔，每个一细节都不是独立的，每个细节都是一个SOP（标准化作业流程）的管理流程。软件公司也能更好的明确您需求，给您报一个合适的价格。

13、业务的SOP流程（标准化作业流程）

这个可能理解起来非常困难，你可能通度百度了解一下，标准作业程序_百度百科 (baidu.com)，这个和购买软件本身没有多大关系，但你了解这个就能让更好的去了解ERP是如何设计的。

我就拿付货款的流程来说明，软件设计大体上分两种：

（1）简洁设计，方便业务员或快速的登记和申请付款的工作。这种方案操作简单，上手简单，但没有形成管理理念，和EXCEL没有多大的区别。

（2）严谨的管理流程，每笔款对应的出运批次，每笔预付款后期都会分摊到对应的发票上。由业务员申请，财务审核支付。这种方案，上手略难点，但多部门协同办公，数据严谨，风险可控。

谢谢你已经耐心的到这里，下面我们就说说“外贸ERP为什么没有标准版”

1、行业区分，企业产品不同肯定对软件要求不同

2、经营模式不同，工贸型、代理出口贸易、离岸贸易型的，BOM采购等不同（一般标准版仅仅能兼容纯贸易）

3、客户帐期细节要求，不同的客户可能帐期模式不一样，ERP如何拉出客户帐期报表，这个完全决定软件的设计和功能（有的是按ETD日期，有的是按照ETD日期，有的是按发票日期，收款比率也一样等复杂情况不是所有的软件都支持的）。

4、模版，每家外贸企业的发票、箱单等格式肯定不一样（这个大部分公司都愿意帮你去定做，所以这个问是不大）

上面说的是每家都会面临的问题，其实更多是细节上的问题的处理。

软件实施的过程中有很多细节产生，我们不能单独考虑每个细节，要全盘考虑才可以。这好比数学题，小知识点单独考大家都会做，把所有的知识点都放在一题上去考，难度增加很多了。